Erfolgreich zum digitalen Workshop: Expertentipps aus der Praxis

Die letzten Monate haben gezeigt, dass der Shut-Down im März als „Digitalisierungsrakete“ viele der bislang vorwiegend analogen Prozesse digitalisiert hat. Es galt, unternehmensrelevante Themen möglichst schnell in einen digitalen Prozess zu überführen, denn Personal- und strategisch relevante Themen machen keine Corona-Pause!

Die zwei großen Vorteile digitaler Formate liegen auf der Hand: Aufwand und Kosten lassen sich minimieren und alle Beteiligten können frei & flexibel über den Ort ihrer Teilnahme entscheiden.

 

Wichtig dabei ist: Der virtuelle Austausch kann und soll den persönlichen Kontakt keinesfalls ersetzen! Aber er kann wunderbar ergänzend wirken.

Aber wie gelingt Unternehmen der erfolgreiche Switch von Offline zu Online, von beispielsweise strategischen Präsenz-Workshops zu virtuellen Strategie-Workshops? Bommersheim Consulting hat in den letzten Monaten unterschiedliche Beratungsprojekte virtuell begleitet. Eines davon: Gemeinsam mit einem großen, internationalen Unternehmen in mehreren, aufeinander aufbauenden Online-Workshops erfolgreich ein neues Führungsleitbild zu erarbeiten.

Unsere Learnings wollen wir mit Ihnen teilen.

Die Schritte zum Erfolg:

• Die kostbare Zeit: Generell sollten Online-Workshops für maximal 4 Stunden angesetzt werden. Danach nimmt die Aufmerksamkeit der Teilnehmer rapide ab.
  Achtung: Auch der Inhalt muss dahingehend angepasst werden!
  Ein 1-tägig geplanter Präsenzworkshop erfordert meist mehrere Online-Sessions.
• Pausen! Virtuelle Gespräche sind anstrengend. Es ist wichtig, genügend und rechtzeitige Pausen einzuplanen! Es sollte maximal 1,5 Stunden am Stück gearbeitet und gesprochen werden.
• Vorbereitung und Technik: Bereits in der Einladung bekommen alle Teilnehmer die Zugangsdaten per Mail sowie eine Liste aller technikrelevanten Dinge.
  Im Workshop selbst sollte es am Anfang immer einen kurzen technischen „Check-in“ geben, bei dem die Technik allen Teilnehmern erklärt und getestet wird.
• Sichtbarkeit! Es ist wichtig, dass jeder Teilnehmer einzeln und mit einer eigenen Kamera am Gespräch teilnehmen kann. Die Möglichkeiten nonverbaler Kommunikation im virtuellen Raum sind auf die Mimik und damit auf einen (kleinen) Bildschirmt beschränkt. Demnach ist die eigene Kamera für alle Teilnehmer ausschlaggebend.
  Achtung: Wenn mehr als eine Person im gleichen Büro an unterschiedlichen Rechnern teilnehmen möchten, kann es zu Rückkoppelungen und Tonechos kommen.
• In der Kürze liegt die Würze!
  Ausschweifende, längere Wortbeiträge einzelner Personen führen zum geistigen Abschalten aller Teilnehmer. Es ist die Aufgabe des Moderators, hier einzugreifen.
• Moderation ist am erfolgreichsten mit ZWEI Moderatoren!
  Die Moderatoren müssen bereits vorab ihre jeweilige Rolle und Funktion absprechen:
  Moderator 1 ist immer sichtbar & hörbar, er konzentriert sich auf die Moderation der Wortbeiträge / Vorträge. Er kann die Teilnehmerreaktionen und deren Verhalten beobachten und individuell darauf eingehen und reagieren.
  Moderator 2 betreut (im Hintergrund) die technischen Aspekte, clustert Kommentare und/oder Anmerkungen aus dem Chat und kann beispielsweise auf virtuellen Flipcharts den Prozess dokumentieren und darstellen.
  Bei Bedarf kann Moderator 2 Wortbeiträge ergänzen und die Teilnehmer zur aktiveren Teilnahme auffordern.
  Wichtig: Die Moderatoren sollten eine interne, von den Teilnehmern abgegrenzte Kommunikationsmöglichkeit haben, um sich auch während des Workshops verständigen und absprechen zu können.
• Relevanz verdeutlichen! Es ist enorm wichtig, den Teilnehmern die Relevanz des Workshops bereits am Anfang zu verdeutlichen. Die Teilnehmer müssen motiviert werden!
  In Krisen- Zeiten, wie etwa bei Kurzarbeit, fällt es schwer, sich auf strategisch relevante Themen, wie z.B. auf ein neue Führungsleitbild, zu konzentrieren. Das eigene Sicherheitsbedürfnis steht oft im Vordergrund.
• Sorgfältige und rechtzeitige Vorbereitung! Die Moderatoren sollten sich bereits vorab gezielte, unterstützende Fragen oder Anmerkungen überlegen, die in den Workshop einfließen.